Куда обращаться чтобы поменять загранпаспорт? Есть ли электронная запись и обязательна ли долгая виза для смены паспорта?

В консульство РФ — в Ханое, Дананге или Хошимине. Запись заранее нужна, плюс заполненная анкета на загранпаспорт. Делают до 3 месяцев, так что да, виза нужна долгосрочная. Или виза-ран, потому что старый паспорт всё равно остаётся у вас на руках.