с девушкой подали паспорта на продления в Ханой и забыл уточнить, могу ли я потом забрать паспорт девушки без её присутствия?

Если две справки вам выдали, и вы не в браке, то скорее всего нет. Если одну справку в которой указано два имени, то скорее всего да.